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Técnicas para hacer mas eficientes las reuniones

Quien no ha participado de reuniones poco efectivas? Creo que todos hemos pasado por esa experiencia y además podemos decir que no es algo raro, más bien es un común denominador.

Estas reuniones tienen indicadores como a la escasa organización, la falta de planteo de agenda previa con objetivos, las deficiencias en la atención de los participantes y la falta de un rol definido de cada participante, entre otros aspectos.

Considero que es un tema relevante ya que gran parte del tiempo de un líder y su equipo está dedicado a las reuniones. Para mejorar esta problemática, les propongo 2 actividades simples que pueden contribuir a aumentar la efectividad de una reunión. Las tome del libro Metamanagement de Fredy Kofman. Ambas son de bajo costo, efectivas y de resultados inmediatos.

Técnica nro 1: El Check-In

Consiste en hacer, al comienzo de la reunión, una introducción a la misma. Según el libro esta actividad se estructura alrededor de 3 preguntas:

1- ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mí y para el equipo) este encuentro?

Es para entender por qué es relevante la reunión. Muchos de nosotros hemos participado en reuniones donde literalmente no sabemos por qué estamos.

2- ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son estos resultados importantes para mí (para nosotros)?

Es para visualizar el estado final de la reunión. Permitirá ser concretos y no desviarnos.

3- ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?

Es para estar preparados para atender factores externos y que podrían influir en el estado de animo de los participantes. Por ejemplo, si Maria tuvo a su hijo con fiebre la noche anterior estará lógicamente cansada. Lo dice y así nadie confundirá sus bostezos con aburrimiento, falta de interés o enojo.

La forma de implementar la actividad es muy simple. El moderador de la reunión establece un tiempo razonable (dependiente de la duración y tipo de reunión) para que cada participante haga su check-in (hable). En grupos no acostumbrados a esta dinámica es muy útil explicar la actividad previamente  y usar algún “objeto oratorio” (ej. lapicera o piedra) para que cada uno sepa cuándo debe hablar.

Técnica nro 2: El Check-Out

Se hace al final de la reunión. La actividad constituye el cierre y permite que los participantes reflexionen sobre el contenido de la reunión, aclarando compromisos, conclusiones o malos entendidos.

Las 3 preguntas del Check-Out son:

1- ¿Qué tareas me he comprometido a hacer (y para cuándo)?

2- ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?

3- ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas y mi estado de ánimo)?

La forma de implementar esta actividad es similar al check-in y las preguntas apuntan a que todos abandonen la reunión sabiendo la opinión real de los otros sobre lo tratado.

Si bien aquí les presente 2 técnicas poderosas, hay muchas otras formas de hacer más efectivas las reuniones, que tiene que ver con las relaciones interpersonales. Tambien quiero que piensen en el nivel de la cultura organizacional. Si reflexionamos sobre el tema, nos damos cuenta que no alcanza con cambiar el comportamiento de ciertas personas, es necesario asegurarse de implementar mecanismos a nivel organización que fomenten el uso de las buenas prácticas y el abandono de las malas.

Saludos, Daniel

Como hacer crecer o incrementar las ventas

Les comparto una lista de acciones que usted puede evaluar para incluirlas en sus estrategias comerciales. Las recomendaciones se basan en los conceptos más importantes del marketing, que pueden contribuir al éxito de cualquier negocio.

Reducción de los precios
Una estrategia comúnmente utilizada para incrementar las ventas consiste en reducir los precios; sin embargo, debemos tener cuidado al utilizar esta estrategia ya que además de significar una reducción de nuestro margen de utilidad, podría significar la reducción de la calidad de nuestros productos (al procurar reducir los costos). Debemos utilizar esta estrategia sólo cuando no implique tener que reducir la calidad de nuestros productos, y cuando nuestro público objetivo esté conformado por compradores sensibles a los precio.

Mejorar los productos/servicios
La calidad de un producto es un factor determinante del nivel de ventas de una empresa. Si nuestras ventas no son las deseadas, podemos mejorar nuestros productos, haciéndolos más eficientes, o más duraderos, o realizar un cambio de envase, o efectuar un cambio de diseño o agregarle nuevos usos o funciones, etc.
En el caso de que nuestro negocio se dedique a ofrecer un servicio, debería prestar atención a brindar una cálida atención, ofrecer un trato personalizado, contar con un ambiente agradable, contar con comodidades, ofrecer una rápida atención, etc.

Aumentar la variedad de productos
Esto implica aumentar los tipos o clases de productos que vendemos, o aumentar la variedad en un mismo tipo de producto. Otra posibilidad es lanzar nuevos productos que sean complementarios al primero, por ejemplo, si vendemos jeans, podemos ofrecer también cinturones. Ante una venta, podemos aprovechar la ocasión y preguntar al cliente: “¿le gustaría aprovechar y ver un cinturón que combine con el jean?

Aumentar los servicios ofrecidos
Otra posibilidad es brindar nuevos servicios que sean adicionales al producto. Por ejemplo, podemos incluir el servicio de instalación, el servicio de mantenimiento, entregar gratuitamente el producto a domicilio, ofrecer una garantía total de devolución del dinero en caso de problemas con la calidad del producto, etc.

Aumentar la publicidad
Al hacerlo, nos hacemos conocidos entre los consumidores, y los persuadimos a que adquieran nuestros productos o contraten nuestros servicios. No es necesario invertir mucho dinero. Además de los medios tradicionales como la TV, la radio o los medios impresos, existen muchos otros que no requieren de una mayor inversión, tales como el Internet, los volantes, los afiches, folletos, tarjetas, las ferias, etc. Ojo: recomiendo que se enfoquen en un nicho de mercado especifico. Las estrategias de marketing producirán los mejores resultados al costo más bajo cuando usted está enfocado a clientes que en verdad demandan lo que su negocio ofrece.

Aumentar las promociones de ventas
Con esta estrategia podemos incrementar las ventas ya que con ellas incentivamos al consumidor a comprarnos; pero al usarlas, debemos tener cuidado de que la inversión sea compensada por el beneficio que generen. Entran en este grupo las ofertas (por ej. 2×1), cupones (por ej. los cupones de descuentos), regalos (por ej. llaveros), descuentos (por ej. descuentos por cantidad), sorteos, etc.

Aumentar los canales de ventas
Al hacer esto llegamos a nuevos públicos producto de una mayor exposición de nuestros productos. Por ejemplo, podemos abrir nuevos locales, contratar mayores vendedores, buscar nuevos distribuidores o intermediarios, o vender a través de otros medios, por ejemplo, a través de Internet.

Consideraciones Finales
Cuantifique constantemente la efectividad de todo lo que hace para promover su negocio. Recomiendo primero mapear todas las alternativas posibles para su negocio, pero sin juzgarlas. Luego tamizarlas. El error que más se observa es no buscar suficientes alternativas, se encuentra una y ya se está evaluando, se hace todo junto la generación de alternativas y su evaluación. Por otro lado, tenga en muy en cuenta que buscar clientes nuevos es más caro. Venderle mas a los clientes actuales es mas fácil y mas barato. Los niveles de confianza, amistad, credibilidad y satisfacción que se generan en estas relaciones sustituyen, de hecho, la naturaleza del servicio y el producto. Si confías en alguien al 100%, le comprarás cualquier producto o servicio que esta persona te ofrezca.

8 estrategias para hacer crecer la Empresa Pyme o familiar

Cuando hablamos de hacer crecer un negocio (comercio, empresa pyme, familiar, etc), generalmente hacemos referencia a un aumento significativo de la clientela o de las ventas. Aqui les proponemos 8 posibles estrategias:

Servicio al cliente.

Brindar un buen servicio al cliente es la forma mas eficiente de hacer crecer un negocio. Nos referimos a brindar una buena y rapida atencion, un trato amable y personalizado, cumplir con los compromisos, etc. Esto logra que el cliente vuelva a comprarnos o visitarnos, y tambien que recomiende nuestros productos o servicios a otros consumidores. Nuestro personal debe estar bien capacitado, sobre todo aquel que tenga que interactuar constantemente con el cliente.

La idea es mirar el negocio mas alla de la simple venta de un producto. Hable con sus clientes, vea sus necesidades y sepa donde apuntar en el momento necesario.

Nuevas tecnologias

La nueva tecnologia le permitira ofrecer otros productos/servicios o producir mas, tener una empresa mas eficiente, pero tambien satisfacer de mejor manera las necesidades de sus consumidores.

Publicidad

Esto no necesariamente implica tener que gastar mucho dinero. Podemos, por ejemplo, hacer uso de volantes, afiches, folletos, tarjetas, participar en ferias, crear una pagina web y hacer publicidad en Internet, etc.

Es muy importante tener en cuenta la identidad corporativa de la empresa, que es la carta de presentacion, la cara frente al publico. De la identidad depende la imagen que proyecta una organizacion.

La publicidad debe mantener una linea de unidad. Asi se logra un mayor impacto y una mejor imagen, con un menor costo de inversion.

Mercado – Puntos de venta

Consiste en aumentar los lugares en donde podemos ofrecer o vender nuestros productos/servicios a los consumidores finales.

De esta forma ampliamos nuestro mercado y podemos llegar a consumidores del mismo tipo al que estamos atendiendo, pero que esten en lugares diferentes. Para aumentar los puntos de ventas, podemos abrir nuevos locales, tiendas, sucursales o franquicias, podemos hacer uso de nuevos intermediarios o distribuidores, o podemos crear nuevos canales de ventas como, por ejemplo, la creacion de una pagina web donde ofrezcamos y vendamos nuestros productos.

Exportar (otra variante) tiene que ver con esto, con atender nuevos mercados, pero que esten en el extranjero. Una forma de lograrlo es promocionando nuestros productos en Internet o participando en ferias internacionales.

Target de consumidores

Podemos orientar nuestros productos o servicios de tal manera que esten dirigidos a tipos de consumidores diferentes a los que ya estamos atendiendo, pero sin dejar de atender estos ultimos.

Por ejemplo, si nuestros productos o servicios estan dedicados a un target determinado (ej. 30-50 años, nivel ABC1), podriamos optar por dirigirnos tambien a personas de otros rangos de edad y de otros niveles socioeconomicos.

Para ello puede ser necesario crear nuevos bienes o servicios, o simplemente adaptar los productos que ya tenemos, de modo que tambien puedan satisfacer las necesidades o deseos de los otros tipos de consumidores.

Promociones

Se pueden aplicar ciertos beneficios, como descuentos por un segundo producto, o bien un 2 por 1 o la entrega de un regalo por la compra de cierta cantidad de productos. Estos beneficios son muy apreciados por los clientes, quienes sienten la necesidad, involuntaria a veces, de aprovecharlos.

Fidelizacion

Para lograr que el cliente vuelva mas frecuentemente a su negocio podemos utilizar distintas herramientas. Los descuentos por la proxima compra, entrega de regalos, tarjetas de fidelizacion, etc., son algunas de las herramientas utilizadas para ello. Otra, muy simple, puede ser avisandole al cliente personalmente o via electronica sobre las proximas novedades o articulos que se estaran vendiendo durante los proximos dias.


Asociacion con otras empresas

Esto significa realizar alianzas estrategicas con otras empresas no competidoras con clientes de similares caracteristicas que los mios, con el fin de lograr un beneficio para ambas que de no ser a traves de una asociacion, no se podria obtener. La idea de asociarse es buscar empresas del mismo tamaño que nosotros, y con similares aspiraciones de crecimiento que, de algun modo, a traves de algun acuerdo, se pueda obtener una mayor rentabilidad para ambos, o una ventaja competitiva ante otras empresas rivales.

La asociatividad no solo es buena para captar una mayor clientela, sino tambien para aprender de las experiencias y consejos de otros hombres de negocio y aplicarlas a su propio negocio.

Estamos para ayudarle!!

Induccion de nuevos empleados en la Pymes o empresas Familiares

La llegada de un nuevo empleado a la empresa conlleva desafíos para todas las partes. El nuevo empleado debe acomodarse al estilo y forma de ser del jefe, y por otro lado, el jefe y los compañeros tienen un nuevo integrante con quien interactuaran.

 La inducción a los empleados significa proporcionarles información básica que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria.  También es parte de la inducción, el que conozca (y lo conozcan) al resto de la organización.

Generalmente las grandes empresas tienen un programa de inducción. En el caso de una Pyme con una plantilla reducida, este proceso es más simple y directo, pero no por eso debe dejar de hacerse, para ayudar al éxito de la contratación del nuevo integrante de la empresa.

 Al nuevo empleado se le debe informar respecto de los horarios de trabajo y metodología de cumplimiento (tarjeta o identificación táctil), sitio físico a ocupar (escritorio), PC (no olvidar gestionar un e-mail nuevo), las medidas de seguridad (alarmas), y realizar una presentación formal con quienes trabajará directamente.

 Las personas que pasan este proceso de inducción aprenden sus funciones más rápidamente. En general, puede decirse que un proceso de inducción logra su objetivo porque consigue acelerar la socialización de los nuevos empleados y que efectúen contribuciones positivas a la organización.

La inducción es en realidad un componente de la socialización del nuevo empleado con la empresa. La socialización es el proceso por el que un empleado empieza a comprender y a aceptar los valores, las normas, los criterios, las políticas y patrones de comportamiento que se postulan en la empresa.

Dado que en las Pymes hay un componente muy alto de informalidad, es recomendable proceder a este proceso de inducción siguiendo esta característica.

Lo primero, por supuesto, será darle la bienvenida el día lunes. Aun cuando es probable que ya tenga conocimiento y se haya formado una opinión sobre la organización y cierta conciencia de la importancia de su trabajo, es esencial que encuentre su lugar.

Para las palabras iniciales de bienvenida se necesitan solamente unos pocos minutos, y sin embargo,  contribuyen grandemente a mostrarle al empleado nuevo lo que es la compañía, e influirán en su actitud ante el trabajo, lo cual, a su vez, es beneficioso en la productividad. La idea es brindarle estímulo y apoyo, y ser con él lo más sincero posible.

A posteriori, será hora de presentar al nuevo empleado con las personas con quienes tendrá que trabajar. Hay que dejar que se forme su propia idea de sus compañeros de trabajo, por lo que recomiendo evitar toda afirmación subjetiva o todo juicio valorativo, limitando las presentaciones a lo descriptivo.

Ej. Positivo: “Antonio es el responsable del Despacho de Mercaderías. Junto con él trabajan Pedro y Manuel. En su gestión se encarga de ……”

Ej. Negativo: “Antonio se encarga más o menos de despachar mercaderías. Te advierto que habitualmente debes decirle 4 veces las cosas.”

 

Además de las presentaciones abra que ponerlo al tanto del estado de situación de la empresa y de las distintas áreas, los temas más relevantes y los asuntos urgentes, entre otros aspectos. Se le debe ayudar para que comprenda claramente el trabajo que debe realizar y cual es la dinámica de la organización. Si disponen de organigrama, descripción del puesto, y manuales, se recomienda que se le brinden para disponibilidad, lectura y consulta de estos documentos.

Recomiendo también que ese primer día, termine con una reunión del jefe con el nuevo empleado. Se pueden destinar unos treinta minutos para discutir lo que ocurrió durante el día y contestar las preguntas que quizá quiera hacer. 

Para finalizar recomiendo que la inducción continúe hasta seis meses después de la contratación, con seguimiento y asesoramiento regular para asegurar un ajuste apropiado y efectivo para la Pyme.